Uma empresa pode emitir milhares de notas fiscais, declarações, certidões e comprovantes todos os dias. Muitos desses documentos são gerados automaticamente, sem a participação direta de uma pessoa.
Mas como comprovar que aquele documento realmente saiu da empresa e que ninguém alterou seu conteúdo?
É justamente para responder a essa necessidade que surgiu o Selo Eletrônico da ICP-Brasil, um novo tipo de certificado digital destinado exclusivamente às pessoas jurídicas.
O que é o Selo Eletrônico?
O Selo Eletrônico é um certificado digital criado para comprovar a origem e a integridade de documentos eletrônicos emitidos por uma empresa.
Na prática, ele funciona como uma identidade digital da organização. Assim, quem recebe um documento com o selo pode verificar qual empresa o emitiu e confirmar se o conteúdo continua íntegro.
Por isso, a tecnologia ganha importância principalmente em processos automatizados. Nesses casos, sistemas podem emitir documentos sem que uma pessoa precise assinar cada operação individualmente.
Entre os principais exemplos estão:
- documentos fiscais;
- declarações;
- certidões;
- relatórios;
- comprovantes;
- documentos gerados automaticamente por sistemas.
Quer entender melhor como funciona o Selo Eletrônico?
Para complementar este conteúdo, confira o vídeo da Safeweb sobre Selo Eletrônico:
Qual é a diferença entre Selo Eletrônico e assinatura digital?
Embora os dois façam parte do universo da certificação digital, Selo Eletrônico e assinatura digital possuem funções diferentes.
A assinatura digital identifica uma pessoa e registra sua manifestação em relação ao conteúdo de um documento. Dessa forma, ela relaciona o ato à pessoa que realizou a assinatura.
Já o Selo Eletrônico identifica a empresa responsável pela emissão do documento. Portanto, ele não atribui a operação a um sócio, administrador ou funcionário específico.
Em resumo:
Assinatura digital: responde “quem assinou?”.
Selo Eletrônico: responde “qual empresa emitiu?”.
Essa diferença se torna ainda mais importante nos processos automatizados. Afinal, uma empresa não precisa utilizar a identidade digital de um funcionário para comprovar a origem de cada documento que seu sistema gera.
Enquanto a assinatura digital continua relacionada à manifestação de vontade de uma pessoa, o Selo Eletrônico relaciona o documento à própria organização.
O que muda para as empresas?
A Resolução CG ICP-Brasil nº 211, de 31 de outubro de 2024, instituiu o Selo Eletrônico como parte do processo de modernização da ICP-Brasil.
A nova estrutura prevê duas modalidades:
- SE-S: Selo Eletrônico em software;
- SE-H: Selo Eletrônico em hardware.
No entanto, a mudança não acontece de uma vez. A ICP-Brasil estabeleceu um período de transição para que empresas e fornecedores de sistemas possam adaptar seus processos.
Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), os certificados A1, A2, S1, S2, S3 e S4 poderão ser utilizados até 2 de março de 2029. A partir de 3 de março de 2029, esses certificados não poderão mais ser utilizados.
Por isso, as empresas já podem começar a avaliar os impactos dessa mudança.
Como as empresas podem se preparar?
O primeiro passo consiste em mapear onde e como a empresa utiliza seus certificados digitais atualmente.
Para isso, vale analisar os sistemas, plataformas e processos que utilizam o certificado de forma automática.
Algumas perguntas ajudam nesse diagnóstico:
- Quais sistemas utilizam atualmente o certificado digital da empresa?
- O certificado participa da emissão automática de documentos?
- Existem processos fiscais ou administrativos vinculados ao certificado?
- O sistema utilizado já possui suporte ao Selo Eletrônico?
- O fornecedor do sistema precisará realizar alguma adaptação?
A partir dessas respostas, a empresa consegue identificar quais processos exigirão mudanças e pode planejar a transição com antecedência.
Assim, em vez de esperar até 2029, a organização pode começar agora a preparar seus sistemas e fornecedores.
Por que o Selo Eletrônico é importante?
O Selo Eletrônico representa uma evolução na certificação digital para empresas, principalmente porque diferencia a identidade da organização da identidade das pessoas que trabalham nela.
Imagine, por exemplo, uma empresa que emite centenas de documentos automaticamente todos os dias. O sistema realiza essas operações em nome da organização, mas isso não significa que um funcionário precise assinar cada documento individualmente.
Nesse cenário, o Selo Eletrônico permite relacionar a emissão diretamente à empresa.
Dessa maneira, podemos separar os dois cenários:
Manifestação de vontade: uma pessoa utiliza sua assinatura digital para assumir autoria em relação a um ato ou documento.
Processo automatizado: a empresa utiliza o Selo Eletrônico para comprovar a origem e a integridade de um documento emitido por seus sistemas.
Essa separação torna o uso da certificação digital mais adequado para cada situação. Além disso, ajuda as empresas a estruturarem seus processos digitais de forma mais segura e organizada.
Selo Eletrônico: o que sua empresa precisa saber
O Selo Eletrônico da ICP-Brasil representa uma nova etapa da certificação digital para pessoas jurídicas.
Mais do que uma mudança nos tipos de certificados, essa evolução modifica a maneira como as empresas comprovam a origem de documentos gerados digitalmente e por processos automatizados.
Por isso, não é necessário esperar 2029 para começar a se preparar. Mapear os sistemas utilizados atualmente, conversar com fornecedores de tecnologia e entender quais processos dependem de certificados digitais são passos importantes para uma transição planejada.
Na Sempre Tecnologia, acompanhamos as transformações da certificação digital para ajudar empresas a entender as mudanças e adotar novas tecnologias com segurança e tranquilidade.
Porque, no ambiente digital, não basta emitir um documento.
É preciso comprovar de onde ele veio.
