Em pequenas e médias empresas, nas quais o número de colaboradores é menor, a falta de tempo se torna uma realidade até mais presente do que nas organizações maiores. A solução para boa parte desse dilema está na melhoria da **gestão do tempo**.
O primeiro passo é ter consciência da importância de gerir bem o tempo. Esse é um assunto que deve ser levado a sério, principalmente pelos líderes, cuja postura vai se refletir diretamente nas equipes.
Qual a resposta mais comum quando perguntamos a alguém como está o trabalho? O mais frequente é ouvir: “correria”, certo? Isso acontece porque o volume de demanda, a agilidade da comunicação, e o acesso instantâneo a informações e ferramentas digitais têm promovido a sensação de que o tempo está cada vez mais escasso.
# Gestão do tempo: Como usar a seu favor
Nesse contexto, se você sente que sua equipe não está conseguindo manter o foco e realizar todas as demandas no tempo necessário, certamente isso é um sinal de falta de organização.
Saiba agora que, com algumas atitudes e ajuda de ferramentas, você pode virar esse jogo e usar a gestão do tempo a seu favor. Acompanhe!
## 1. Planejamento:
Sair fazendo tudo de uma vez não significa agilidade. Sua equipe pode estar usando mal o tempo em atividades que não são prioridade e/ou que não agregam valor. Dissemine a ideia do planejamento de forma a elencar as atividades que devem ser realizadas no dia, na semana, no mês e assim por diante.
## 2. Prioridade:
Essencial para um bom planejamento é saber eleger as prioridades. Ou seja, separar aquilo que não pode ser deixado para depois do que pode esperar um pouco mais. Dessa maneira, se evita deixar as tarefas mais chatas, porém importantes, para executar depois das mais agradáveis, mas nem tão importantes.
## 3. Procrastinação:
Todos somos propensos a procrastinar. Mas deixar para depois pode comprometer todo um processo e gerar consequências severas na lucratividade da empresa. É importante ficar atento às armadilhas que podem tirar o foco e fazer com que determinada tarefa demore a ser finalizada. Sabendo quais são, livre-se logo delas!
## 4. Delegar:
Querer abraçar o mundo todo de uma vez não funciona em lugar algum. Compartilhar e delegar tarefas pode tornar tudo mais fácil e ágil. Em pequenas e médias empresas, normalmente é necessário que uma pessoa seja multitarefas.
Porém, em alguns casos, é possível compartilhar as atividades. Basta um olhar atento, confiança e humildade para que outro possa exercer a tarefa que seria sua.
# Mudança cultural
Colocar essas atitudes em prática e principalmente disseminá-las entre a equipe pode representar um desafio. Afinal, esse gerenciamento exige mudanças de hábito e comportamentos que, muitas vezes, provocam inclusive uma mudança cultural na empresa.
É preciso orientar a equipe para que todos possam lidar com imprevistos, identificar prioridades, organizar e otimizar as tarefas. Essa orientação também serve para que os riscos e erros que atrapalham a produtividade possam ser identificados e minimizados.
# Ferramentas de gestão do tempo
O uso de ferramentas online de gestão do tempo pode ser a melhor saída para empresas que não têm um grande número de colaboradores.
A parceria com empresas que prestam suporte na área de gestão ou a contração de ferramentas e softwares que auxiliem a agilizar a realização de tarefas tornam a equipe mais eficiente e eficaz. O que resulta em maior produtividade e lucratividade.
Com a ajuda de softwares de organização, a equipe pode acompanhar os projetos e lidar melhor com a gestão do tempo. Veja alguns destes softwares disponíveis:
Trello: Permite a criação e visualização de um painel com os projetos da empresa, permitindo o acompanhamento das tarefas e seus respectivos estágios e responsáveis. Notifica via e-mail a respeito de tarefas importantes e permite inclusão de arquivos, comentários e prazos.
MeisterTask: usado para a criação de projetos e distribuição de tarefas. Cada tarefa concluída segue automaticamente para a próxima etapa. Permite a contagem de horas utilizadas nas atividades.
G Suite: versão do Google para empresas que centraliza as atividades na nuvem. Melhora a comunicação e permite o trabalho colaborativo.
Asana: painel contendo os projetos da companhia, com definição de datas e delegação de tarefas. Permite estabelecimento de prazos e prioridades, além da visualização em formato de calendário, favorecendo a organização.
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