Você emprestaria o cartão da sua conta bancária junto com a senha?
Provavelmente não.
Mas, quando o assunto é certificado digital, muitas empresas adotam uma prática que surgiu para facilitar a rotina entre empresários e escritórios de contabilidade: compartilhar o certificado com quem cuida das obrigações fiscais.
Na maioria das vezes, isso acontece por um motivo simples.
“Mas eu confio no meu contador.”
E essa confiança é importante.
Afinal, ela faz parte de uma parceria construída ao longo do tempo.
O que mudou foi a tecnologia.
Hoje, a segurança digital oferece alternativas que permitem manter essa relação de confiança com mais controle, rastreabilidade e proteção para todos os envolvidos.
Além disso, se bancos, grandes empresas e até órgãos públicos investem continuamente em gestão de identidade e acesso, é porque controlar quem realiza cada operação se tornou um dos pilares da segurança da informação.
Posso compartilhar meu certificado digital com o contador?
A recomendação é que o certificado digital permaneça sob o controle exclusivo do seu titular. Sempre que outra pessoa precisar atuar em seu nome, existem mecanismos oficiais de delegação, como a Procuração Eletrônica da Receita Federal, que tornam esse processo mais seguro.
Durante muitos anos, compartilhar o certificado acabou se tornando uma solução prática para agilizar atividades do dia a dia.
Hoje, porém, já existem formas mais modernas de conceder acesso sem abrir mão da identidade digital do empresário.
Além disso, as melhores práticas de segurança recomendam que cada profissional utilize sua própria identidade digital para executar apenas as atividades que lhe foram autorizadas.
Dessa forma, esse modelo fortalece a segurança, melhora a rastreabilidade das operações e reduz riscos futuros.
Por que não compartilhar o certificado digital?
Ao utilizar identidades digitais individuais, cada ação realizada pode ser atribuída ao profissional responsável.
Consequentemente, a empresa ganha mais transparência, segurança e facilidade para auditorias.
Além disso, esse modelo reduz significativamente o risco de uso indevido das credenciais e fortalece a governança digital.
O que diz a legislação sobre o uso do certificado digital?
A Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, estabelece que o certificado digital deve permanecer sob o exclusivo uso, conhecimento e controle de seu titular.
Essa previsão existe porque o certificado digital representa a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa.
Sua principal função é permitir que cada operação realizada em ambiente digital possa ser atribuída ao seu verdadeiro titular.
Por isso, essa característica é justamente o que torna o certificado digital uma ferramenta confiável para assinar documentos, emitir notas fiscais, acessar sistemas governamentais e realizar diversos outros serviços eletrônicos.
Por que a legislação protege o uso do certificado digital?
O objetivo é garantir autenticidade, responsabilidade e segurança nas operações eletrônicas.
Assim, sempre que um documento é assinado ou um serviço é realizado utilizando um certificado digital, existe uma identidade vinculada àquela ação.
Esse é um dos principais pilares da confiança digital.
Se eu confio no meu contador, onde entra a segurança?
A confiança continua sendo essencial na relação entre empresário e contador.
O que evoluiu foram os mecanismos de segurança, que hoje permitem preservar essa confiança sem a necessidade de compartilhar a mesma identidade digital.
Na segurança da informação existe um conceito chamado Gestão de Identidade e Acessos (IAM).
Na prática, isso significa garantir que cada pessoa utilize sua própria identidade para executar apenas as atividades que lhe foram delegadas.
Além disso, esse modelo facilita auditorias, aumenta a transparência e permite identificar com precisão quem realizou determinada operação sempre que necessário.
É exatamente esse tipo de controle que organizações públicas e privadas vêm adotando cada vez mais.
O que é Gestão de Identidade e Acessos (IAM)?
A Gestão de Identidade e Acessos (IAM) é um conjunto de práticas que controla quem pode acessar sistemas, quais operações cada usuário pode executar e quais responsabilidades estão associadas a cada acesso.
Por isso, ela é considerada uma das principais estratégias de segurança digital utilizadas por empresas e órgãos públicos em todo o mundo.
Como a Procuração Eletrônica ajuda nesse processo?
A Procuração Eletrônica da Receita Federal permite que o empresário delegue poderes específicos ao contador sem precisar compartilhar seu certificado digital.
Na prática, cada profissional continua utilizando sua própria identidade digital.
O empresário mantém o controle sobre seu certificado.
Enquanto isso, o contador continua realizando normalmente as atividades para as quais recebeu autorização.
Além de aumentar a segurança, esse modelo melhora a rastreabilidade das operações e reduz riscos em caso de auditorias ou incidentes.
Assim, trata-se de uma evolução natural da forma como empresas administram seus acessos digitais.
Por que essa prática é considerada uma boa prática de segurança?
Porque o certificado digital foi concebido para identificar, de forma inequívoca, o seu titular.
Quando cada profissional utiliza sua própria identidade digital, torna-se mais simples acompanhar quem realizou cada operação e manter um histórico confiável das atividades executadas.
Além disso, esse modelo está alinhado às recomendações modernas de governança, gestão de identidades e segurança da informação, adotadas por empresas e organizações no mundo inteiro.
Mais do que evitar riscos, ele contribui para processos mais organizados, transparentes e seguros.
Quais são os benefícios de manter cada identidade digital sob o controle do titular?
Quando cada pessoa utiliza sua própria identidade digital, a empresa passa a ter mais clareza sobre quem realizou cada operação.
Consequentemente, a rastreabilidade aumenta, auditorias se tornam mais simples e a gestão dos acessos ganha mais transparência.
Além disso, esse modelo fortalece a governança digital e reduz riscos operacionais.
Qual é a forma mais segura de utilizar o certificado digital?
A forma mais segura é manter o certificado digital sob a gestão exclusiva do seu titular e utilizar mecanismos oficiais de delegação sempre que terceiros precisarem atuar em seu nome.
A transformação digital trouxe novas ferramentas para tornar a rotina das empresas mais simples e, ao mesmo tempo, mais segura.
Na Sempre Tecnologia, acreditamos que segurança não significa complicar processos.
Significa utilizar os recursos certos para que cada pessoa tenha exatamente o acesso de que precisa, preservando a confiança construída entre empresários e seus parceiros.
A confiança continua sendo um dos pilares dessa relação.
A diferença é que hoje já existem soluções que permitem preservar essa confiança e fortalecer, ao mesmo tempo, a segurança, a rastreabilidade e o controle das operações.
E essa evolução beneficia empresários, contadores e toda a cadeia de confiança digital.
O que especialistas recomendam sobre compartilhar certificado digital?
Especialistas em segurança da informação recomendam que o certificado digital permaneça sempre sob o controle exclusivo do seu titular.
Sempre que outra pessoa precisar atuar em nome da empresa, o mais indicado é utilizar mecanismos oficiais de delegação de acesso, como a Procuração Eletrônica da Receita Federal.
Essa prática está alinhada aos princípios modernos de Gestão de Identidade e Acessos (IAM), adotados por organizações públicas e privadas para fortalecer a segurança, aumentar a rastreabilidade das operações e reduzir riscos relacionados ao uso indevido de credenciais.
Além disso, órgãos oficiais disponibilizam orientações sobre o uso adequado do certificado digital e da Procuração Eletrônica.
Saiba mais em:
Perguntas frequentes sobre compartilhar certificado digital
Posso compartilhar meu certificado digital com meu contador?
A recomendação é que não. O certificado digital representa a identidade eletrônica do titular e deve permanecer sob seu controle exclusivo. Sempre que o contador precisar atuar em nome da empresa, existem mecanismos oficiais de delegação, como a Procuração Eletrônica.
A Procuração Eletrônica substitui o compartilhamento do certificado digital?
Sim. Ela permite que o contador execute atividades autorizadas utilizando sua própria identidade digital, preservando o controle do certificado pelo empresário.
O certificado digital pode ser utilizado por outra pessoa?
O certificado digital foi criado para identificar seu titular. Por isso, o uso por terceiros não é considerado uma boa prática de segurança e pode comprometer a rastreabilidade das operações.
O que é Gestão de Identidade e Acessos (IAM)?
É um conjunto de práticas que controla quem pode acessar sistemas, quais permissões cada usuário possui e quais ações pode executar, aumentando a segurança e a transparência das operações.
Por que empresas estão deixando de compartilhar certificados digitais?
Porque hoje existem mecanismos mais seguros para delegar acessos. Dessa forma, é possível manter a confiança entre empresário e contador sem abrir mão da identidade digital, da governança e da rastreabilidade.
Durante muitos anos, compartilhar o certificado digital foi uma prática comum para facilitar a rotina entre empresas e escritórios de contabilidade.
Hoje, porém, a evolução da tecnologia permite manter essa parceria com muito mais segurança.
Ao utilizar mecanismos oficiais de delegação e preservar o certificado digital sob o controle exclusivo do titular, empresas fortalecem a governança, aumentam a rastreabilidade e reduzem riscos sem comprometer a agilidade das operações.
No fim das contas, a confiança continua sendo essencial.
Entretanto, ela pode caminhar ao lado de processos mais seguros, transparentes e preparados para os desafios da transformação digital.
